ระบบการประชุมทำงไกลผ่านจอภาพ (Video Conference) คือ อะไร

ระบบการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ หรือ ระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ คือ ระบบการประชุมออนไลน์ ซึ่งเป็นหนึ่งในระบบสื่อสารการทำงานร่วมกัน (Collaboration) ที่สามารถรับ-ส่งข้อมูล ภาพ และเสียง ซึ่งผู้ร่วมประชุมแม้อยู่ต่างสถานที่กันก็สามารถทำการประชุมร่วมกันในลักษณะของการโต้ตอบ แชร์เอกสาร แชร์หน้าจอแสดงผลของ Presentation รวมไปถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ต่าง ๆ ให้กันและกันได้แบบ “Real Time” เสมือนนั่งประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน เพียงใช้อุปกรณ์วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ที่ติดตั้งในห้องประชุม หรือซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนอุปกรณ์สื่อสารอย่างคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต โดยเชื่อมต่อผ่านโครงข่ายอินเทอร์เน็ต

 

ความเป็นมา

ระบบการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video Conference) ถูกพัฒนาต่อยอดจากโทรศัพท์ภาพ (Picture telephone) ในปี ค.ศ. 1920 ที่ผู้พัฒนาต้องการสร้างขึ้นเพื่อแทนที่โทรศัพท์แบบตั้งโต๊ะที่ใช้กันทั่วไป โดยผู้ใช้สามารถเห็นภาพของคู่สนทนาได้ แต่กลับไม่เป็นที่นิยมนัก เนื่องจากผู้ใช้ต้องเห็นหน้าของคู่สนทนาอีกฝ่ายทั้งที่ไม่เคยรู้จักในขณะคุยกัน ทำให้ผู้ใช้รู้สึกสูญเสียความเป็นส่วนตัว การพัฒนาของโทรศัพท์ภาพจึงล้มเลิกไป ต่อมาผู้พัฒนาเห็นโอกาสและเปลี่ยนกลุ่มเป้าหมายไปยังผู้ทำธุรกิจ จึงพัฒนาและปรับเปลี่ยนระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างต่อเนื่อง เพื่ออำนวยความสะดวกและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้กลุ่มธุรกิจ จนเป็นระบบการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video conference) หรือที่เรียกว่า ระบบการประชุมออนไลน์ ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในทุกวันนี้

 

ทำไมต้องใช้ระบบ Video conference

ปัจจุบันระบบการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video conference) ถูกใช้ในหน่วยงานและองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนอย่างแพร่หลาย เพราะต่างเล็งเห็นประโยชน์ของระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ที่ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง และยังประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และค่าใช้จ่ายแฝงอื่น ๆ เช่น ค่าน้ำมัน ค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พักเมื่อต้องไปต่างเมืองหรือต่างประเทศ เป็นต้น

 

อีกทั้งการนัดประชุมเพื่อปรึกษาหารือเรื่องต่าง ๆ ในอดีต จะต้องมีการนัดบุคคลหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้ามาประชุมร่วมกันในสถานที่ วัน และเวลาเดียวกันตามที่กำหนด ซึ่งเป็นการเสียเวลาและสิ้นเปลืองงบประมาณและค่าใช้จ่าย ในการให้ทุกคนเข้าร่วมประชุมพร้อมกัน แต่ด้วยระบบการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ หรือ วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ทำให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมประชุมจากทุกที่ ทุกเวลา เพียงเชื่อมต่อด้วยอุปกรณ์สื่อสารอย่างสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ผ่านโครงข่ายอินเทอร์เน็ตเท่านั้น