ในยามวิกฤติ COVID-19 “Social Distancing” หรือ “การรักษาระยะห่างทางสังคม” จึงเป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องนำมาปฏิบัติอย่างเคร่งครัดในประเทศกลุ่มเสี่ยง เพื่อช่วยลดการแพร่กระจายของโรคจากคนสู่คนได้ และ “ระบบประชุมออนไลน์” (Video Conference) มีความสำคัญอย่างมากสำหรับการทำงานจากบ้าน (Work from home) เนื่องจากจำนวนผู้ติดเชื้อในประเทศไทยเพิ่มสูงขึ้นทุกวันและคาดว่าจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เริ่มมีหลายบริษัทประกาศให้พนักงาน Work from home กันบ้างแล้ว แต่ยังมีหลายบริษัทอาจยังไม่เข้าใจว่า Work from home นั้นคืออะไร และจะทำงานจากบ้านได้อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ!

 

Work from Home คืออะไร?

Work from Home คือ การทำงานบนออฟฟิศเสมือนจริง (Visual workplace) โดยบริษัทมอบหมายให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ โดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน หรือในบางครั้งก็อาจหมายถึงการทำงานนอกสถานที่ที่ไม่ใช่บ้าน แต่การ Work from home นั้นไม่ได้หมายความว่าพนักงานต้องนั่งทำงานที่บ้านทุกวัน บางบริษัทอาจมีการกำหนดนโยบายว่า พนักงานจะต้องเข้ามาที่ออฟฟิศเพื่อประชุมหรือคุยงานกันประมาณกี่วันต่อสัปดาห์ เพื่อเป็นการอัพเดทข้อมูลงานให้มีการเข้าใจตรงกันมากยิ่งขึ้น

 

Work from Home อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

การทำงานจากบ้าน (Work from home) จำเป็นต้องอาศัยเครื่องมือที่มีความครบเครื่องและครบครันมากที่สุด เพื่อเป็นตัวช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างราบรื่น ไม่สะดุด และได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมไม่ต่างจากการทำงานในออฟฟิศ ปัจจุบันมีอุปกรณ์หรือแพลตฟอร์มสำหรับการ Work from home หลากหลายมากขึ้น ให้เลือกใช้งานตามความเหมาะสม

Work from home มีลักษณะการทำงานจะต่างกับการทำงานที่ออฟฟิศอย่างแน่นอน หลายคนอาจไม่คุ้นเคยกับการทำงานที่บ้าน ฉะนั้นต้องระลึกอยู่เสมอว่า

Work from Home ≠ Vacation

การทำงานจากบ้านไม่ใช่วันหยุด ผู้ที่ทำงานจากบ้านหรือทำงานนอกสถานที่ต้องมีความรับผิดชอบต่องานที่ทำ แม้จะไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศก็ตาม เพื่อให้มีการทำงานจากที่บ้านมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุด หัวหน้าทีม และลูกทีมควรปฏิบัติ ดังนั้น

หัวหน้าทีม

• หัวหน้าทีมต้องสื่อสารชัดเจนกับลูกทีม ว่าสิ่งที่เค้าคาดหวังจากลูกน้องหากมีการ Work from Home คืออะไร
• กำหนดเป้าหมายและวางแผนการทำงานที่ชัดเจน ว่าในแต่ละวันพนักงานต้องเข้างานกี่โมงและออกงานกี่โมง งานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง และในแต่ละวันต้องทำอะไรให้สำเร็จ
• ตรวจเช็คงานอย่างสม่ำเสมอว่า งานของลูกทีมนั้นสามารถทำได้ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ อาจเช็คงานโดยให้พนักงานอัพโหลดงานขึ้นบนระบบออนไลน์ หรือ Cloud Storage ของบริษัท

ลูกทีม

• ควรจัดสภาพแวดล้อมและสร้างบรรยายกาศให้พร้อมทำงานเสมือนอยู่ในสำนักงาน เพื่อเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น และสามารถทำงานต่อเนื่องได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• กำหนดเวลาทำงานให้ชัดเจน และปราศจากการรบกวนให้มากที่สุด อย่างเช่น เมื่อมีนัดประชุมออนไลน์ ให้แจ้งคนที่บ้านล่วงหน้าและขอความร่วมมือจากคนที่บ้านไม่มารบกวนในเวลานั้นๆ มีอะไรให้ทิ้งข้อความไว้ก่อน
• เตรียมอุปกรณ์และเครื่องมือการทำงานให้พร้อม ทั้งคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ค โทรศัพท์มือถือ สมุดจด ปากกา ฯลฯ และที่สำคัญคือสัญญาณอินเทอร์เน็ตต้องไม่สะดุด
• สื่อสารกับเจ้านายให้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล วีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ วีดีโอคอล หรือการคุยทางโทรศัพท์ เพราะการทำงานที่บ้านทำให้เราไม่ได้คุยต่อหน้า อาจสื่อสารเนื้อหาไม่ครบเท่ากับการคุยแบบเจอหน้าเหมือนอย่างการทำงานในออฟฟิศ ฉะนั้นควรพูดคุยกันให้มาก เพื่อลดความเข้าใจผิดในการทำงาน
• วางแผนการทำงานของตัวเองให้ชัดเจนว่าในแต่ละชั่วโมง แต่ละวันต้องทำอะไร หรือต้องทำงานที่วางไว้ให้เสร็จภายในเวลาเท่าไหร่ เพื่อกระตุ้นให้ตัวเองทำงานได้ตรงตามที่เจ้านายตั้งเป้าหมายไว้

 

สำหรับคนที่กังวลเรื่องการ Work From Home เคยมีงานวิจัยของบริษัทชื่อ FlexJobs สำรวจพนักงาน 7,000 คนเกี่ยวกับการทำงานโดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศพบว่า 65% รู้สึกว่าตัวเองมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะไม่ต้องถูกเพื่อนร่วมงานคอยขัดจังหวะเหมือนสมัยทำงานในออฟฟิศ อีกทั้งยังไม่ต้องกังวลเรื่องปัญหาการเมืองในที่ทำงาน และไม่เครียดจากปัญหาจราจรด้วย

ในอีกด้าน สิ่งที่พนักงานออฟฟิศมักจะประสบกันจากการทำงานจากบ้านก็คือ ความเหงา รู้สึกห่างเหินกับเพื่อนพนักงานคนอื่น ๆ ซึ่งอาจไม่เป็นผลดีเท่าไร สิ่งที่ออฟฟิศ หรือหัวหน้าทีมควรสร้างบรรยากาศบนโลกออนไลน์ให้ครึกครื้น เช่น การอวยพรวันเกิดเพื่อนร่วมงาน, การตั้งเป้าหมายให้กับทีม ฯลฯ นั่นเอง